如何沟通的有效率

在it行业，无论项目成功还是失败都有一个关键的因素：沟通，高效的沟通的确很难，特别是当一个项目涉及到很多人，大家有不同的背景，经验，技能和职能权限的时候。这个问题可以达到共识的一种情况是大家分属于不同的组织赋予不同的工作法则。

有效的沟通发生在当一条信息在传递过程中他的含义没有发生转译，就像发出者的直接传递给接收者。

为什么沟通要有效率？
考虑下以下的场景，会唤起自己相似的经历：
项目负责人始终关注着项目状态，进展，所有的任务都存储在项目跟踪系统，不幸的是，这些任务没有很好的命名，举个例子：有个问题在联系表格中被描述成这个表格有问题，有一个需求关于数据库备份的被描述成请帮忙，这个很急。这样团队负责人就不得不每个人去咨询到底问题是什么当然，还有些聪明人会及时更改描述：联系表格不能生成，按请备份*****数据。

开发人员收到一封邮件，主题内容是“只有一个问题”他不能看一眼邮件关于搜索引擎一个bug就转发给自己同时，他不得不花时间打开邮件研读内容，再决定是否转发。

一个项目经理组织一个一到两小时的每周例会去讨论项目的进度和整个团队，每一个人都用一点时间去讲讲自己的工作内容，然后坐下去听听余下的无聊会议。有个人提出了一个比较大的问题关于自己的团队和项目经理，总之，人员成本都浪费在这些与预期不一致的会议上了。

开发人员尝试着集中精神处理一个比较负责的问题，但是被电话和其他同事同他讲不是很紧急的事情给打扰，不能聚精会神。

所以，有效的沟通是很重要的，没有沟通，会引起很多问题，失去的时间，就是金钱，错误的代码，低效的开发，项目延期，产品与预期不符。最后公司的声誉受损，没有客户的信任是很危险的。

参与到项目中的同事会觉得自己的的时间并没有受到尊重，甚至有种挫败感。在这篇文章中，我想要和大家分享一些关于做项目的个人观点，作为一个开发团队的leader，我同30个不同专业的人工作，开发，测试，管理员，设计，易用性专家，项目经理，客户代表，在这样的环境中，我确认有重要的障碍在沟通中。

有效的沟通发生在以下几种场景：
使你的信息主体简单易懂，不仅邮件可以任何形式的表格沟通；
使你的信息内容能被快速理解；
在信息内容中要做到毫无保留；
管理的高效率；
仅涉及到完成这个任务的人员工作及相关资源。

有效的沟通会有以下的产出：
项目稳步进行；团队负责人能很好的控制项目进度；不同职能的参与者能很高效的参与其中；团队成员的时间和工作得到很好的尊重。

邮件在很多公司是一种很重要的沟通联系手段，无论是对内还是对外。但是很多人并不懂得如何的合理的运用它，主题栏是收信人最新注意的地方，它应该简短并能清楚解释邮件主题内容，收信人可能在未来几周或几个月后保持通信，所以主题栏要清晰简明，包括客户组织等。

项目跟踪

当你在做项目管理的时候，无论这个是大项目还是小项目，都需要在一个地方能够让所有的团队人员都看到他们的进度，知道需要做什么样的需求。很多团队错误的分配任务，把重要的细节写在邮件中，这种方式可能是比较容易追踪的当你只有一到两个任务要完成，但其他的情况，这种方式是行不通的。

项目管理软件包括：remine. Mantis BT, Bugzilla, Jira ,还有其他的，能帮助客户，开发者及管理人员协同工作，每一个问题都会生成一个bug报告。功能需求，问题，简单的实现追踪，也有每个人的职责信息，操作历史记录每个时间节点。

结论：
沟通法则可以概括为以下几点：
沟通清楚，在主题一栏，标题或者第一句话，罗列最重要的信息；
参与者必须是项目的核心人员能够推动项目前进的人员，不要浪费其他人时间
确保所有的沟通内容都有文字记录并很容易获得；
写过的文档内容要通读一遍确保通读易懂；
把任务拆分成小的任务，可以很容易的执行和理解。